Đồng bộ Lark Tasks với Lark Base để quản lý quy trình làm việc

Vì sao phải dùng Lark Tasks thay vì đưa toàn bộ quy trình lên Lark Base?

1. Quản lý nhiệm vụ chi tiết hơn với Lark Tasks
   • Lark Tasks là công cụ chuyên biệt để quản lý từng nhiệm vụ cụ thể, từ việc phân công công việc, theo dõi tiến độ, cho đến đánh giá kết quả.
   • Lark Base không phải công cụ dành riêng cho việc quản lý công việc, nó phù hợp hơn với việc lưu trữ dữ liệu.
2. Tăng tính linh hoạt trong quản lý công việc
   • Lark Tasks giúp bạn dễ dàng điều chỉnh công việc, thêm hoặc thay đổi thời gian, phân công lại nhiệm vụ khi cần thiết.
   • Các thay đổi này sẽ tự động cập nhật và đồng bộ vào Lark Base mà không ảnh hưởng đến các thông tin dữ liệu cũ.
3. Giảm thiểu rủi ro trong việc quản lý quy trình tổng thể
   • Nếu toàn bộ quy trình được đưa vào Lark Base, bạn sẽ mất đi sự linh hoạt trong việc theo dõi và thay đổi tiến độ công việc theo thời gian thực.
   • Lark Tasks cung cấp công cụ để bạn giám sát chi tiết công việc và có thể điều chỉnh ngay lập tức mà không ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình.

Các bước thiết lập tự động hóa đồng bộ giữa Lark Tasks và Lark Base

1. Tạo và thiết lập Lark Base

• Tạo một bảng cơ sở dữ liệu mới trong Lark Base (ví dụ: quản lý dự án, quản lý nhiệm vụ).
• Thiết lập các cột cơ bản trong bảng (ví dụ: Tên công việc, Thời hạn, Trạng thái, Người thực hiện).

2. Tạo và thiết lập Lark Tasks

• Tạo một nhiệm vụ trong Lark Tasks cho từng công việc hoặc dự án.
• Đặt thời gian hoàn thành, phân công người thực hiện nhiệm vụ.

3. Liên kết Lark Tasks với Lark Base

• Sử dụng tính năng API hoặc công cụ tích hợp sẵn trong Lark (ví dụ: Lark Automations) để đồng bộ hóa thông tin giữa Lark Tasks và Lark Base.
• Đặt quy tắc tự động hóa để mỗi khi có một nhiệm vụ mới trong Lark Tasks, thông tin đó sẽ tự động được thêm vào bảng trong Lark Base (ngược lại cũng áp dụng tương tự).

4. Thiết lập thông báo và báo cáo

• Cấu hình thông báo tự động để khi có thay đổi trong Lark Base hoặc Lark Tasks (như cập nhật trạng thái, thêm nhiệm vụ mới), người dùng nhận được thông báo ngay lập tức.
• Tạo báo cáo tự động từ Lark Base để theo dõi hiệu quả công việc và tiến độ dự án.

5. Kiểm tra và tối ưu hóa quy trình

• Thực hiện các thử nghiệm để kiểm tra tính chính xác của việc đồng bộ.
• Điều chỉnh các quy tắc tự động hóa nếu cần thiết để tối ưu quy trình làm việc.

Kết luận

1. Lợi ích của việc đồng bộ Lark Tasks và Lark Base
   • Quản lý công việc hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch.
   • Dễ dàng theo dõi tiến độ, báo cáo và tối ưu hóa quy trình làm việc.
2. Khuyến nghị
   • Lark Tasks nên được sử dụng để quản lý các nhiệm vụ và công việc chi tiết, trong khi Lark Base là công cụ lý tưởng để lưu trữ thông tin tổng thể và quản lý dữ liệu.
   • Việc đồng bộ giữa hai công cụ sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc và quản lý quy trình tổng thể một cách thông minh và tối ưu nhất.

Bài viết này sẽ giúp người đọc hiểu rõ về cách kết hợp Lark Tasks và Lark Base, tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng hiệu quả quản lý công việc trong doanh nghiệp.